TerapiJournal
Journalsystemet för den enskilda behandlaren

Manual


Öppna manualen genom att klicka på länken nedan:


TerapiJournal manual
ver 2.7


Instruktionsfilmer


Översikt av programmet


Systemkrav


TerapiJournal fungerar tillsammans med följande operativsystem:

Systemkrav Windows

Windows Vista (SP2)

Windows 7

Windows 8

Windows 10


Systemkrav macOS

Mac OS X 10.9 (Mavericks)

Mac OS X 10.10 (Yosemite)

Mac OS X 10.11 (El Capitan)

macOS 10.12 (Sierra)

macOS 10.13 (High Sierra, kräver TerapiJournal ver 2.7B)

Dessutom krävs Java 8 (antingen separat installerat eller inkluderat i programmet).


Installation


Installation Windows

TerapiJournal till Windows installeras genom att installationsprogrammet TJ-install-2.7B.exe eller TJ-install-2.7B-java.exe laddas ner från hemsidan och öppnas. Installationsprogrammet föreslår själv programmappen (vanligen C:\Program eller C:\Program Files). Programmet placeras i en ny mapp med namnet TJournal. En genväg till programmet placeras under Start-knappen och på skrivbordet.

Första gånger programmet startar måste en ny journaldatabas initieras. Programmet föreslår att journaldatabasfilen ska sparas i användarens hemkatalog på hårddisken, men journaldatabasfilen kan även placeras på annan lämplig plats (datorns hårddisk, externt minne eller server).


Installation macOS

TerapiJournal till macOS installeras genom att installationspaketet TJ-install-2.7C.pkg eller TJ-install-2.7C-java.pkg laddas ner från hemsidan och öppnas. Applikationen TerapiJournal ska placeras i programmappen. När TerapiJournal ligger på plats kan en genväg med fördel dras till Dockan.

Första gånger programmet startar måste en ny journaldatabas initieras. Programmet föreslår att journaldatabasfilen ska sparas i användarens hemkatalog på hårddisken, men journaldatabasfilen kan även placeras på annan lämplig plats (datorns hårddisk, externt minne eller server).


Uppgradering


För att uppgradera TerapiJournal till ny version körs i princip bara installationsprogrammet, men för att öka säkerheten och minska risken för bekymmer vid uppgraderingar bör dessa punkter följas:

  1. Starta TerapiJournal, gör en säkerhetskopia (Arkiv > Skapa säkerhetskopia...) och avsluta TerapiJournal.
  2. Ladda ner installationsprogrammet från hemsidan, och starta det.
  3. Välj att placera programmet i programmappen.
  4. Starta därefter själva TerapiJournal, och öppna journaldatabasfilen (om den inte öppnas automatiskt). En uppgradering av journaldatabasen sker när journaldatabasfilen öppnas. När allt är färdigt visas en bekräftelse på uppgraderingen.

Det är som vanligt viktigt att även ha vanlig backup på datorn eller det externa minnet.


Flytta till ny dator


En flytt av journaldatabas till ny dator görs enklast så här:

  1. Installera programmet i den nya datorn.
  2. Kopiera journaldatabasfilen till den nya datorn.
  3. Starta programmet och välj att öppna journaldatabasfilen.
  4. Gå igenom inställningarna i programmet, och komplettera det som eventuellt saknas.

Ta inte bort något i den gamla datorn innan allt helt säkert är överfört till den nya.


Frågor om licenser, mm


Kan jag testa programmet innan jag beställer?
Absolut, det är bara att ladda ner och testa. Det är t.o.m. önskvärt att du testar så att det fungerar på förväntat sätt innan beställning. Ett oregistrerat program innehåller i princip alla funktioner som det registrerade (med några få undantag), men ett oregistrerat program får bara användas för utprovning och är begränsat i hur många klienter som kan läggas in.
Licensavgiften är låg, finns det någon hake?
Anledningarna till att licensavgiften kan hållas låg är flera. Genom att använda fria och öppna standardkomponenter (t.ex. Java och databashanteraren H2) kan utvecklingskostnaden hålls nere till ett minimum. Stor omsorg har lagts vid att programmet ska vara enkelt att använda, vilket gör att kostnad för support minskas. Vanligtvis sköter sig programmet självt, som ett "snällt" program ska göra. Det är välkommet att testa programmet innan beställning görs.
Vad gör jag om jag tappat bort registreringsnyckeln?
Registreringsnyckeln skickas i ett mail efter att fakturan är betald. Denna nyckel är en värdehandling och bör förvaras på säkert ställe så att ingen annan person kan registrera programmet i ditt namn. Skulle nyckeln försvinna kan användare med serviceavtal beställa kopia på nyckeln utan extra kostnad. Användare utan serviceavtal kan mot en administrativ avgift göra motsvarande beställning.
Finns det någon årsavgift för programmet?
Det finns ingen årsavgift för att använda programmet. Baslicens / användarlicens är en engångsavgift. Däremot tecknas serviceavtal per 12 månader i taget för de som önskar kunna få personlig hjälp. Användare måste själv beställa förlängning av serviceavtal.
Kan jag få hjälp utan serviceavtal?
Det finns information på hemsidan och en manual som kan vara till hjälp, men för att få personlig hjälp krävs serviceavtal. Användare som behöver hjälp utan serviceavtal debiteras vanligt konsultarvode för nedlagd tid. Serviceavtal täcker inte problem som uppstod innan avtalet tecknades.
Hur många datorer kan programmet installeras på?
Det finns inga begränsningar i hur många datorer programmet kan installeras på så länge det är samma användare. Samma registreringsnyckel ska användas.
Hur mycket kostar uppgraderingar?
Uppgraderingar kostar inget.

Frågor om programmet, mm


Hur gör jag för att ha datafiler på ett externt minne?
Om journaldatabasfilen ska ligga på ett externt minne kopieras helt enkelt denna fil till detta externa minne. Starta programmet och välj att öppna journaldatabasfilen från det externa minnet (Arkiv > Öppna databas). OBS! Tänk på att USB-minnen kan vara mer felkänsliga än hårddiskar, och att det är extra-viktigt med säkerhetskopior.
Kan flera användare dela på samma journaldatabas?
Nej, flera användare kan inte använda samma journal. Programmet är gjort för enskilda användare, men flera personer som arbetar tillsammans kan naturligtvis var för sig använda programmet.
Hur gör jag om jag glömt lösenord till programmet?
Användare med giltigt serviceavtal kan få ett tillfälligt lösenord för att kunna komma in i programmet. Logga in så snart som möjligt med detta tillfälliga lösenord, och byt till nytt lösenord i programmet. Det tillfälliga lösenordet skickas via SMS till det mobilnummer som angivits vid beställningen.
Kan jag öppna en backup-fil?
Nej, det går inte att öppna en backup-fil eftersom denna av säkerhetsskäl är krypterad och skyddad med lösenord. Det enda sättet att använda en backup-fil är för återställning av systemet.
Hur hittar jag hemkatalogen?
Hemkatalogen är den mapp i datorn som innehåller användarens alla mappar, t.ex. dokumentmapp, skrivbord. Hur hemkatalogen hittas beror på om du har macOS eller Windows.

I Windows: Öppna Utforskaren, öppna den lokala hårddisken C:, därefter Användare eller Users, och slutligen användarkontots namn.

I macOS: Öppna Finder, i menyn välj Gå > Hem eller tryck shift-cmd-H. Alternativt kan mappen hittas genom att öppna mappen Macintosh HD, därefter Användare eller Users, och slutligen användarkontots namn (ikonen med ett hus på).

Dataskyddsförordningen (GDPR)


Syftet med Dataskyddsförordningen (GDPR) är att stärka den personliga integriteten vid behandling av personuppgifter, och är därför angelägen inom hälso- och sjukvård och vid hantering av journaler. Det är viktigt för vårdgivare att sätta sig in i vad GDPR innebär för sin verksamhet.

I Sverige finns sedan tidigare Patientdatalagen (PDL; SFS 2008:355) som bl.a. reglerar vad som gäller för personuppgifter i patientjournaler, och det är därför troligt att GDPR inte kommer att innebära några avgörande förändringar gällande journalföring för de flesta vårdgivare utöver det som PDL och andra förordningar redan reglerar. Det skydd av integritet som GDPR stävar efter kan anses väl tillvarataget i nuvarande lagstiftning.

Det är vårdgivarens ansvar att följa GDPR, PDL eller annan nationell lagstiftning eller föreskrifter. En programvara kan aldrig ta hand om GDPR eller annan lagstiftning åt användaren.

TerapiJournal är en lokal applikation som ligger på den enskilda användarens dator, och kan därför skyddas fysiskt. Programmet fungerar oberoende av koppling till Internet. Journaldatabasen är krypterad och skyddad med lösenord. Även säkerhetskopior är krypterade och skyddade med lösenord. Inga data skickas i varken öppna eller slutna nät, och inget lagras i ”molnet” (utanför den fysiska datorn). Datorn ska skyddas med lösenord och eventuell kryptering, och programmet ska skyddas med personligt lösenord. TerapiJournal Sverige AB arbetar sedan lång tid med strukturerade riskanalyser, metoder för minimering av programfel och säkerhetsarbete i journalsystemet.

  • Ta upp TerapiJournal i verksamhetens förteckning över personregister enligt GDPR. Specificera vilka personuppgifter som lagras (t.ex. personnummer, namn, adress, telefonnummer, e-postadress, faktureringsuppgifter, journalanteckningar), att den rättsliga grunden för behandlingen är PDL (eller annan nationell lagstiftning) alternativt samtycke, och hur länge dessa personuppgifter kommer att sparas (se lagstiftning för krav på bevarande av journal).
  • Informera klienter om journalföring, sekretess, åtkomst, etc.
  • Gör endast utskrifter, exporter eller liknande från journalsystemet om det är nödvändigt, och tänk på att även dessa kan betraktas som personregister.
  • Anmäl personuppgiftsincident (s.k. ”data breach”) t.ex. om personuppgifter gått förlorade eller hamnat i orätta händer, till Datainspektionen/Integritetsskyddsmyndigheten inom 72 timmar efter att incidenten har upptäckts.
  • Skydda dator och andra enheter (extern hårddisk, etc.) från obehörig åtkomst.

Läs vidare på:

www.verksamt.se/driva/gdpr-dataskyddsregler

www.datainspektionen.se/dataskyddsreformen

Läs även vidare på respektive professionsförbunds hemsida om GDPR.


Hjälp med programmet



Användare med serviceavtal är välkomna att ställa frågor om olika funktioner i programmet eller få hjälp om problem med programmet uppstått.

De användare som saknar serviceavtal är välkomna att teckna detta för eventuella framtida behov av hjälp. Fyll i beställning av serviceavtal på beställningssidan. Svar på många frågor finns här på hemsidan eller i manualen, och dessa informationskällor kräver inget serviceavtal. Tillgång till support gäller inte retroaktivt, alltså inte redan uppkomna ärenden. Serviceavtal tecknas i förebyggande syfte om användaren vill kunna be om hjälp, inte när hjälp behövs.

Använd kontaktformuläret för att ställa fråga.

Serviceavtal innehåller följande:

      Tillgång till support via mail eller telefon.

      Hjälp med funktionsfrågor via mail eller telefon (tidsbokad).

      Möjlighet att beställa tillfälligt lösenord (om det ordinarie lösenordet glömts bort).

      Möjlighet att få registreringsnyckeln återskapad, t.ex. om den förkommit.

      Möjlighet att beställa förstörelse av patientjournal (enligt Patientdatalagen efter beslut av IVO).

Dessutom får användare med registrerat serviceavtal tillgång till premiumfunktioner:

      Mallar för dokument (t.ex. brev, remiss, remissvar).

      Val av diagnos (ICD-10 på svenska) i trädstruktur.

      SMS till klient (kräver abonnemang hos SMS-leverantör).

      Rapportfil till landsting (Privera).

      Servicerapport.

Frågor som rör användning av själva datorn eller operativsystemet omfattas inte av serviceavtalet.

Problem med korrupt databasfil (alltså databasfil som av någon anledning gått sönder) omfattas inte av serviceavtal. Hjälp med att reparera korrupt databasfil kan avtals separat, och detta arbete debiteras separat per timma.

Programmet går fullt ut att använda utan serviceavtal, men för personlig support krävs gällande serviceavtal.


Användarnöjdhet


Hur bra fungerar TerapiJournal: ★★★★★ (4,5)

Hur enkelt är TerapiJournal att lära sig och att använda: ★★★★★ (4,5)

Hur tillförlitligt uppfattar du TerapiJournal: ★★★★★ (4,6)

Hur säkert uppfattar du TerapiJournal: ★★★★★ (4,6)

Hur nöjd är du med TerapiJournal: ★★★★★ (4,5)

Läs mer om användarnöjdhet.


Läs mer om TerapiJournal på Facebook



Dokumentmallar och diagnosträd


Dokumentmallar (t.ex. brev, intyg, remiss) och diagnosträd (t.ex. ICD-10) mm kan laddas ner med nedanstående länkar. Dokumentmallarna är skapade i rtf-format och formaterade för Microsoft Word (för både Windows och macOS) eller för Textredigerare (i macOS).

Gör så här:

  1. Ladda ner önskat arkiv (dokumentmall eller diagnosträd).
  2. Öppna arkiv-filen (zip) och välj ut de dokumentmallar eller trädfiler som önskas.
  3. Öppna mappen som innehåller journaldatabasfilen.
  4. Kopiera önskade dokumentmallar eller trädfiler till mappen som innehåller journaldatabasfilen. Observera att filändelse eller innehåll inte får ändras.
  5. Starta programmet och kontrollera att programmet hittar önskade filer.

Ladda ner zip-fil för dokumentmallar för Word, rtf-format:


Dokumentmallar
Word

Ladda ner zip-fil för dokumentmallar för Textredigerare på macOS, rtf-format:


Dokumentmallar
Textredigerare

Ladda ner zip-fil för diagnosträd mm:


Diagnosträd mm


Om önskad dokumentmall eller diagnosträd inte syns i programmet har de antingen placerats i fel mapp eller fått fel filändelse. Korrigera detta och försök igen. Se instruktion ovan ang att hitta hemkatalog.


Teamet bakom TerapiJournal


Johan Berg
VD

Johan Berg
Programmerare

Johan Berg
Kundsupport

Johan Berg
Kvalitetskontroll

Johan Berg
Användarråd

Jackson
Klagomålshantering